Metoda 5W2H: Narzędzie do rozwiązywania problemów i wyznaczania celów w przedsiębiorstwie

Wprowadzenie

Metoda 5W2H to sprawdzony sposób na zrozumienie problemu oraz skuteczne ustalanie i komunikowanie celów. Siedem kluczowych pytań, które ta metoda stawia, pozwala dokładnie przeanalizować dowolną sytuację, a następnie przygotować plan działania, uwzględniający wszystkie istotne aspekty. Metoda 5W2H jest zatem stosowana nie tylko w analizie problemów, lecz także przy zarządzaniu projektami oraz wyznaczaniu kierunków działania firmy. Przyjrzyjmy się bliżej genezie metody, sposobowi jej stosowania oraz korzyściom, jakie płyną z jej użycia.

Geneza metody 5W2H

Metoda 5W2H wywodzi się z rozwiązań stosowanych w przemyśle i biznesie od połowy XX wieku, szczególnie w Japonii. Stanowi rozwinięcie dziennikarskiej metody „5W”, która opierała się na zadawaniu pytań „Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Dlaczego?” w celu uzyskania pełnego obrazu sytuacji. Metodę tę rozszerzono o dwa dodatkowe pytania: „How much?” (Ile?) oraz „How?” (Jak?), co nadało jej szerszy kontekst i pozwoliło na zastosowanie w biznesie, szczególnie w zarządzaniu jakością oraz analizie procesów. Popularność metody wzrosła wraz z wdrażaniem jej przez firmy, które stawiały na ciągłe doskonalenie procesów, takie jak Toyota.

Zastosowanie 5W2H: Rozwiązywanie problemów i ustalanie celów

Metoda 5W2H ma szerokie zastosowanie w biznesie, od rozwiązywania problemów po wyznaczanie i komunikację celów. Jej głównym celem jest uzyskanie pełnego obrazu danej sytuacji lub zadania, co pozwala skutecznie wdrożyć działania naprawcze lub usprawniające.

5W2H szczególnie dobrze sprawdza się w:

• Zarządzaniu projektami – umożliwia jasne określenie zakresu prac i odpowiedzialności zespołów.

• Rozwiązywaniu problemów – pomaga zidentyfikować źródła problemu i sformułować działania naprawcze.

• Ustalaniu celów i ich komunikacji – definiuje cele w sposób przejrzysty, co zwiększa zrozumienie i zaangażowanie zespołów.

Pytania 5W2H pomagają precyzyjnie określić, co należy zrobić, kto będzie odpowiedzialny, kiedy i gdzie działania powinny być wykonane, oraz jakie będą wymagane środki. Dzięki temu cele są jasne i konkretne, a pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje.

Jak stosować metodę 5W2H krok po kroku

Aby skutecznie zastosować metodę 5W2H, przeanalizuj problem lub cel, odpowiadając na siedem pytań: Who? What? Where? When? Why? How? How much?. Każde z nich pełni określoną funkcję w analizie.

• Who? (Kto?) – Kto jest odpowiedzialny za realizację celu lub rozwiązanie problemu? To pytanie pozwala określić osoby i zespoły zaangażowane w działania.

Przykład: „Kto odpowiada za realizację kampanii promocyjnej?”

• What? (Co?) – Czego dotyczy cel lub problem? Pozwala na wyraźne określenie, na czym trzeba się skupić i jaki jest przedmiot działań.

Przykład: „Co jest głównym celem kampanii marketingowej?”

• Where? (Gdzie?) – W jakim miejscu występuje problem lub gdzie należy podjąć działania? Określenie lokalizacji jest istotne, aby wiedzieć, gdzie skoncentrować swoje wysiłki.

Przykład: „Gdzie kampania promocyjna powinna być realizowana – w mediach społecznościowych
czy tradycyjnych?”

• When? (Kiedy?) – Kiedy należy rozpocząć działania lub do kiedy powinny być zakończone? Harmonogram działań pozwala wyznaczyć ramy czasowe i ustalić priorytety.

Przykład: „Kiedy planujemy uruchomić kampanię promocyjną?”

• Why? (Dlaczego?) – Jaki jest cel podejmowania działań? Zrozumienie motywacji pozwala zespołowi lepiej skupić się na efekcie końcowym.

Przykład: „Dlaczego kampania jest istotna z punktu widzenia wzrostu sprzedaży?”

• How? (Jak?) – Jakie działania należy podjąć? To pytanie skupia się na sposobach realizacji zadań i działań, które są konieczne do osiągnięcia celu.

Przykład: „Jak kampania będzie realizowana – przez reklamy, newslettery, współpracę z
influencerami?”

• How much? (Ile?) – Jakie zasoby są wymagane? To mogą być czas, koszty, liczba osób zaangażowanych, co pozwala lepiej oszacować skalę działań.

Przykład: „Ile wyniesie budżet na realizację kampanii?”

Zebrane odpowiedzi dają pełny obraz sytuacji i pomagają stworzyć szczegółowy plan działania, który prowadzi do osiągnięcia zamierzonego efektu.

Jak 5W2H wspiera komunikację celów w firmie

Metoda 5W2H nie tylko pomaga w ustaleniu celów, ale także usprawnia ich komunikację. Poprzez precyzyjne odpowiedzi na każde pytanie, cele stają się klarowne, co ułatwia przekazanie zespołowi informacji na temat oczekiwań i zakresu działań. Pracownicy mają pełniejszy obraz swoich zadań, co zwiększa zaangażowanie i skuteczność działań.

Przykładem może być wdrożenie nowego systemu obsługi klienta w firmie:

Who? (Kto?) – Dział obsługi klienta oraz dział IT.

What? (Co?) – Nowy system obsługi klienta, który skróci czas oczekiwania o 30%.

Where? (Gdzie?) – System zostanie wdrożony w punktach stacjonarnych i na stronie internetowej.

When? (Kiedy?) – Zakończenie wdrożenia przewidziane na koniec najbliższego kwartału.

Why? (Dlaczego?) – Wzrost satysfakcji klientów poprzez szybszą i bardziej skuteczną obsługę.

How? (Jak?) – Wdrożenie chatbotów, szkolenie pracowników oraz wsparcie techniczne.

How much? (Ile?) – Szacowany koszt wdrożenia wynosi 80 000 PLN.

Taki plan jest jasny, precyzyjny i łatwy do przekazania zespołowi, co sprzyja efektywnemu wdrożeniu.

Korzyści z zastosowania metody 5W2H

Metoda 5W2H przynosi szereg korzyści, które sprawiają, że jest jednym z najczęściej stosowanych narzędzi analitycznych i planistycznych w biznesie.

• Kompleksowa analiza problemu lub celu – Dzięki odpowiedziom na pytania 5W2H zyskujemy pełny obraz sytuacji, co ułatwia zrozumienie istoty problemu oraz sprecyzowanie działań.

• Łatwość planowania – Metoda pozwala dokładnie określić zadania, odpowiedzialności oraz terminy, co upraszcza proces planowania i zwiększa przejrzystość działań.

• Efektywność pracy zespołu – Jasno zdefiniowane cele i obowiązki poprawiają efektywność zespołu oraz jego zdolność do współpracy.

• Minimalizacja ryzyka błędów – Dzięki dokładnej analizie, metoda pomaga zidentyfikować potencjalne zagrożenia, co zmniejsza ryzyko niepowodzeń i błędów.

• Lepsza komunikacja w zespole – Dzięki zastosowaniu 5W2H, cele i zadania są precyzyjnie określone, co poprawia komunikację w zespole oraz zrozumienie zakresu działań.

Podsumowanie

Metoda 5W2H jest wszechstronnym narzędziem, które znajduje zastosowanie zarówno w rozwiązywaniu problemów, jak i w ustalaniu oraz komunikowaniu celów. Dzięki odpowiedziom na siedem kluczowych pytań możliwe jest pełne zrozumienie każdej sytuacji, a także stworzenie przemyślanego planu działania. Niezależnie od skali problemu czy zadania, 5W2H umożliwia dokładne planowanie i minimalizuje ryzyko błędów. W efekcie, jest to jedno z najważniejszych narzędzi w zarządzaniu i doskonaleniu procesów w każdej organizacji.