Metody mapowania strumienia wartości: VSM i Makigami – Kluczowe narzędzia dla doskonalenia procesów biznesowych

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie procesami jest kluczowym czynnikiem sukcesu dla organizacji w każdej branży. Klienci oczekują wysokiej jakości produktów i usług dostarczanych szybko, przy minimalnych kosztach. Aby sprostać tym wymaganiom, firmy muszą zidentyfikować, jak działają ich procesy, gdzie pojawia się marnotrawstwo, i jak można je usprawnić. Mapowanie strumienia wartości (VSM – Value Stream Mapping) oraz Makigami to dwie kluczowe metody, które pomagają organizacjom wizualizować i analizować procesy w celu ich doskonalenia.

W tym artykule omówimy, czym jest strumień wartości, jak go zidentyfikować, jak działają metody VSM i Makigami oraz jakie korzyści płyną z ich zastosowania. Pokażemy również przykłady strumieni wartości w różnych branżach oraz zachęcimy do wdrożenia tych narzędzi w swojej organizacji.

Czym jest strumień wartości?

Strumień wartości to wszystkie działania i czynności – zarówno te, które dodają wartość, jak i te, które jej nie dodają – które są niezbędne, aby dostarczyć produkt lub usługę klientowi. Strumień wartości obejmuje cały proces, od zamówienia surowców lub usługi po dostarczenie gotowego produktu lub zakończenie realizacji usługi.

W procesie tym nie wszystkie czynności są wartościowe z perspektywy klienta. Ważnym elementem zarządzania strumieniem wartości jest umiejętność rozróżnienia działań, które przyczyniają się do zwiększenia wartości produktu lub usługi, oraz tych, które jedynie pochłaniają zasoby, ale nie dodają wartości. Eliminacja tych drugich, nazywanych marnotrawstwem, jest kluczowym celem w optymalizacji procesów.

Strumień wartości można odnaleźć we wszystkich branżach. Dla przykładu:

• W branży produkcyjnej, strumień wartości obejmuje proces produkcji, począwszy od zamówienia surowców, przez produkcję, kontrolę jakości, pakowanie, aż po wysyłkę gotowego wyrobu do klienta.
• W branży usługowej, na przykład w bankowości, strumień wartości może obejmować proces przetwarzania wniosku kredytowego, od momentu złożenia wniosku przez klienta, przez analizę zdolności kredytowej, po decyzję o przyznaniu lub odmowie kredytu.
• W handlu detalicznym, strumień wartości obejmuje procesy zaopatrzenia, magazynowania, dystrybucji towarów oraz obsługi klienta.

Zidentyfikowanie strumienia wartości jest pierwszym krokiem do optymalizacji procesów. Aby to zrobić, organizacja musi dogłębnie zrozumieć, jak działają jej kluczowe procesy oraz które działania są rzeczywiście wartościowe dla klienta.

Mapowanie strumienia wartości (VSM)

Mapowanie strumienia wartości (VSM) to narzędzie, które pozwala organizacjom wizualizować wszystkie etapy procesu, od początku do końca, w celu zidentyfikowania marnotrawstwa i usprawnień. VSM jest szczególnie popularne w produkcji, ale jego zastosowanie rozciąga się także na usługi i administrację. Dzięki VSM organizacja może zrozumieć, jak działa proces, jakie są jego wąskie gardła, gdzie występują opóźnienia i które etapy dodają wartość, a które należy zoptymalizować.

Etapy tworzenia mapy VSM

1. Zbierz zespół interdyscyplinarny: Aby stworzyć pełną i dokładną mapę strumienia wartości, konieczne jest zaangażowanie pracowników z różnych działów, którzy znają poszczególne etapy procesu.
2. Zidentyfikuj przepływ materiałów i informacji: Na mapie VSM przedstawia się zarówno przepływ materiałów, jak i przepływ informacji. W praktyce wygląda to tak, że w górnej części mapy znajdują się przepływy informacyjne (zamówienia, planowanie), a w dolnej przepływy materiałowe (produkcja, montaż, pakowanie).
3. Określ czas cyklu, czas oczekiwania i zapasy: Dla każdego etapu procesu zidentyfikuj, ile trwa jego realizacja (czas cyklu), jak długo materiał lub informacja czekają na kolejny etap oraz jakie zapasy są gromadzone w międzyczasie.
4. Stwórz mapę stanu obecnego: Mapa stanu obecnego pokazuje, jak wygląda proces w obecnej formie, z uwzględnieniem wszystkich etapów, czasów cyklu, opóźnień i zapasów. Jest to punkt wyjścia do analizy.
5. Zidentyfikuj marnotrawstwo: Na podstawie mapy stanu obecnego przeanalizuj, gdzie występuje marnotrawstwo (zbędne czynności, nadmiarowe zapasy, opóźnienia), które można wyeliminować.
6. Stwórz mapę stanu przyszłego: Po zidentyfikowaniu marnotrawstwa opracuj mapę stanu przyszłego, która pokazuje, jak proces powinien wyglądać po wprowadzeniu usprawnień.

Przykład mapy VSM

W produkcji samochodów mapa VSM może obejmować etapy takie jak:

• Zamówienia materiałów: Czas realizacji – 2 dni.
• Montaż: Czas cyklu – 4 godziny.
• Kontrola jakości: Czas oczekiwania – 2 godziny.
• Pakowanie: Czas realizacji – 1 dzień.
• Wysyłka: Czas oczekiwania – 2 dni.

Każdy etap procesu jest oznaczony na mapie z uwzględnieniem czasu cyklu, opóźnień oraz zapasów. Po zidentyfikowaniu wąskich gardeł, takich jak zbyt długi czas oczekiwania na kontrolę jakości, firma może wprowadzić usprawnienia, na przykład poprzez automatyzację kontroli.

Metoda Makigami

Makigami to zaawansowana metoda mapowania procesów, która koncentruje się na przepływach informacji oraz działaniach wewnątrzprocesowych, szczególnie w procesach usługowych i administracyjnych. Podobnie jak VSM, Makigami wizualizuje cały proces, jednak w większym stopniu skupia się na analizie czasu poświęconego na różne czynności, a także na przepływie dokumentów i informacji między działami. Metoda ta pozwala na szczegółową analizę procesów usługowych, gdzie kluczowe są przepływy informacyjne, a nie materiałowe.

Etapy tworzenia mapy Makigami

1. Podziel proces na etapy: Każdy krok procesu jest przypisany do odpowiednich działów (np. księgowość, sprzedaż, obsługa klienta).
2. Zidentyfikuj kroki wartościowe i niewartościowe: Podobnie jak w VSM, należy rozróżnić czynności dodające wartość oraz marnotrawstwo.
3. Oszacuj czas trwania: Każdy krok procesu jest analizowany pod kątem czasu trwania oraz opóźnień między działami.
4. Stwórz mapę przepływów: Mapa Makigami przedstawia przepływ dokumentów, informacji oraz decyzji między działami.

Przykład mapy Makigami

W firmie ubezpieczeniowej, gdzie proces obsługi szkody składa się z kilku kroków, mapa Makigami może obejmować:

• Zgłoszenie szkody: Przyjęcie zgłoszenia – 30 minut.
• Analiza szkody: Oczekiwanie na dokumenty – 2 dni.
• Decyzja o wypłacie odszkodowania: Czas analizy – 1 dzień.

Mapa pokazuje, gdzie występują zbędne opóźnienia, takie jak długie oczekiwanie na dokumenty od klienta, co pozwala na usprawnienie tego etapu poprzez automatyzację gromadzenia dokumentacji.

Korzyści z zastosowania VSM i Makigami

Zarówno VSM, jak i Makigami oferują wiele korzyści dla organizacji, które chcą zoptymalizować swoje procesy:

1. Eliminacja marnotrawstwa: Obie metody pomagają zidentyfikować czynności niewartościowe, które można wyeliminować, co prowadzi do oszczędności czasu i zasobów.
2. Zwiększenie efektywności: Dzięki wizualizacji całego procesu organizacja może lepiej zrozumieć, jak działa strumień wartości i gdzie można wprowadzić usprawnienia, aby przyspieszyć realizację zamówień i obniżyć koszty operacyjne.
3. Poprawa jakości usług: Lepsza organizacja procesu prowadzi do zmniejszenia błędów i opóźnień, co zwiększa zadowolenie klientów i poprawia jakość produktów lub usług.
4. Lepsza współpraca między działami: Metody te ułatwiają komunikację i współpracę między różnymi działami organizacji, co prowadzi do lepszej koordynacji działań i szybszego rozwiązywania problemów.

Podsumowanie

Mapowanie strumienia wartości (VSM) oraz Makigami to potężne narzędzia do analizy i optymalizacji procesów. Pomagają one organizacjom zrozumieć, jak działają ich procesy, zidentyfikować marnotrawstwo i wprowadzić usprawnienia. Dzięki zastosowaniu tych metod można osiągnąć wyższą efektywność, poprawić jakość usług oraz zredukować koszty operacyjne. Zachęcamy do poznania i wdrożenia VSM i Makigami w swojej organizacji, poprzez udział w naszych szkoleniach lub przeprowadzenie z nami warsztatu praktycznego w firmie.