lip 30, 2024
Kategoria: Bez kategorii

Zarządzanie konfliktami to nieodłączny element funkcjonowania każdej organizacji. Konflikty mogą wynikać z różnorodności poglądów, celów czy metod działania, co jest naturalnym efektem pracy w zespole, złożonym z różnych osobowości i specjalistów. O ile konflikty same w sobie często są postrzegane jako negatywne, odpowiednio zarządzane mogą stać się źródłem innowacji, usprawnień procesów oraz wzmocnienia współpracy między członkami zespołu.

W tym artykule omówimy, czym jest konflikt, jakie są jego typowe przyczyny, jak rozpoznawać konflikty w firmach oraz jakie techniki zarządzania nimi są najbardziej efektywne. Zachęcamy do lektury.

Konflikt w firmie – czym jest?

Konflikt w firmie to sytuacja, w której dochodzi do starcia interesów, celów, wartości lub sposobów działania pomiędzy pracownikami, zespołami lub działami. Może wynikać z różnorodności poglądów, różnic kulturowych, konkurencji o zasoby, a także z niejasnych ról i odpowiedzialności. Konflikty mogą pojawiać się w różnych formach, od subtelnych napięć po otwarte i intensywne spory.

W kontekście zarządzania organizacją, konflikt jest zazwyczaj postrzegany jako niepożądany. Wynika to z faktu, że nierozwiązane konflikty mogą prowadzić do obniżenia morale pracowników, spadku efektywności, wzrostu absencji oraz rotacji personelu. Mogą także wpływać na jakość pracy, opóźniać realizację projektów oraz generować dodatkowe koszty związane z koniecznością zarządzania kryzysami.

Niemniej jednak, konflikty mogą mieć także pozytywne aspekty, o ile są odpowiednio zarządzane. Mogą stymulować kreatywność, prowadzić do lepszego zrozumienia różnych punktów widzenia oraz wspierać innowacyjność poprzez wypracowanie nowych rozwiązań. Kluczem jest umiejętne zarządzanie konfliktem, aby przekształcić potencjalne zagrożenia w możliwości rozwoju i wzmacniania zespołu.

Na czym polega konflikt w firmie?

W firmie można zmierzyć się z dwoma głównymi rodzajami konfliktów: konfliktami pomiędzy klientem a firmą oraz konfliktami wśród pracowników realizujących dany projekt.

Konflikt pomiędzy klientem a firmą najczęściej wynika z niezadowolenia klienta z oferowanych produktów lub usług. Może to być spowodowane niezgodnością z oczekiwaniami, problemami z jakością, opóźnieniami w dostawie, czy niewłaściwym podejściem do obsługi klienta. Konflikty tego typu mogą prowadzić do utraty zaufania klienta, spadku lojalności oraz negatywnego wpływu na wizerunek firmy. W celu rozwiązania takich konfliktów, istotne jest aktywne słuchanie klienta, szybka reakcja na zgłoszone problemy oraz podejmowanie działań naprawczych, które mogą przywrócić satysfakcję klienta.

Konflikty wśród pracowników realizujących dany projekt mogą wynikać z różnorodnych źródeł, takich jak różnice w stylach pracy, konkurencja o zasoby, niejasne role i odpowiedzialności, a także osobiste animozje. Tego rodzaju konflikty mogą prowadzić do opóźnień w realizacji projektu, obniżenia jakości pracy oraz spadku morale zespołu. Efektywne zarządzanie konfliktami wewnątrz zespołu wymaga jasnej komunikacji, precyzyjnego definiowania ról i oczekiwań, a także promowania współpracy i wzajemnego szacunku. 

W obu przypadkach, kluczowe jest proaktywne podejście do zarządzania konfliktami, które pozwala na szybkie identyfikowanie problemów i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych. Dzięki temu, firma może minimalizować negatywne skutki konfliktów i wykorzystywać je jako okazje do poprawy procesów oraz wzmocnienia relacji zarówno z klientami, jak i wewnątrz zespołów pracowniczych.

Metodyka PMBoK – co warto wiedzieć?

Metodyka PMBoK została wypracowana przez amerykańską organizację PMI (Project Management Institute), która powstała w 1969 roku w Filadelfii. PMI jest największą na świecie instytucją zrzeszającą profesjonalistów z dziedziny zarządzania projektami i obejmuje swoim zasięgiem około 170 państw. Wzorcem dla proponowanych rozwiązań są reguły i zasady zawarte w publikacji Project Management Body of Knowledge (PMBoK). Decyzją American National Standard Institute, PMBoK Guide stał się obowiązującym standardem w dziedzinie zarządzania projektami.

Rdzeń PMBoK stanowi 47 procesów zestawionych w macierz 5 grup procesów projektowych: Inicjowanie, Planowanie, Realizacja, Monitorowanie i Zakończenie. Każdy z tych pięciu procesów odnosi się do dziewięciu różnych obszarów wiedzy, które obejmują m.in. zarządzanie czasem, zakresem, integralnością projektu, komunikacją i inne, istotne aspekty.

Metodyka ta jest szeroko stosowana w różnych branżach i umożliwia skuteczne zarządzanie projektami poprzez zdefiniowanie klarownych procedur i standardów. Dzięki PMBoK, projekt managerowie mogą skuteczniej planować, realizować oraz monitorować projekty, minimalizując ryzyko i maksymalizując efektywność działań.

Konflikty w organizacji przy projektach realizowanych metodą PMBoK – strategie i techniki

Jak już wspomnieliśmy, do konfliktów w firmie najczęściej dochodzi na etapie nawiązywania współpracy z klientem oraz pomiędzy pracownikami, już podczas realizacji danego projektu.

W pierwszym przypadku, konflikt pomiędzy klientem a firmą najczęściej pojawia się na etapie inicjowania projektu realizowanego według metodyki PMBoK. Konflikt ten może wynikać z nieporozumień dotyczących zakresu projektu, oczekiwań klienta oraz zasobów potrzebnych do realizacji zadań. Najrozsądniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie odpowiedniego dialogu z klientem, wytłumaczenie mu sytuacji, przedstawienie wszystkich, koniecznych informacji oraz bieżące raportowanie postępu prac. Transparentność w komunikacji oraz regularne informowanie klienta o stanie realizacji projektu mogą znacząco zmniejszyć ryzyko powstawania konfliktów.

W drugim przypadku, do konfliktów może dochodzić na etapie planowania oraz realizacji projektu. W tym wypadku ważną rolę odgrywa kierownik projektu, który musi przede wszystkim zidentyfikować źródło problemu, wysłuchać każdej ze stron i dążyć do satysfakcjonującego rozwiązania konfliktu. Efektywne zarządzanie projektem według PMBoK obejmuje podział pracy, opracowanie harmonogramu zadań oraz przypisanie konkretnych czynności do odpowiednich osób.

Ważne jest, aby pracownicy mieli jasno określone zadania i wiedzieli, jakie są ich odpowiedzialności. Kierownik projektu powinien również aktywnie monitorować postęp prac, aby szybko reagować na pojawiające się problemy i konflikty.

Co ciekawe, realizując projekt według metodyki PMBoK, do konfliktu może dojść również na ostatnim etapie wykonawstwa, czyli podczas jego zakończenia. Jest to tzw. kryzys, który może być spowodowany niezadowoleniem z efektów zrealizowanego projektu, zmęczeniem zespołu, brakiem wiary w sukces projektu czy obawą przed niezadowoleniem klienta.

W takim wypadku ważne jest, aby kierownik projektu zwrócił szczególną uwagę na wsparcie pracowników, dążenie do przedstawienia zarówno pozytywnych, jak i negatywnych aspektów pracy oraz zapewnienie, że kryzys ten nie wpłynie negatywnie na końcowy efekt projektu. Kierownik musi również motywować zespół do przezwyciężenia trudności i wspierać ich w dążeniu do ukończenia projektu zgodnie z planem.

Podsumowanie

Zarządzanie konfliktami w organizacjach jest kluczowym aspektem efektywnego funkcjonowania zespołów i realizacji projektów. Konflikty mogą wynikać z różnorodnych źródeł, takich jak różnice w poglądach, cele czy metody działania, co jest nieodłącznym elementem pracy w zespole. W artykule omówiono, czym jest konflikt w firmie, jakie są jego typowe przyczyny oraz jak różne techniki zarządzania konfliktami mogą przekształcić potencjalne zagrożenia w możliwości rozwoju.

W kontekście projektów realizowanych metodą PMBoK, szczególną uwagę zwrócono na etapy, w których konflikty najczęściej występują oraz na strategie i techniki ich rozwiązywania, takie jak klarowna komunikacja, precyzyjne definiowanie ról i regularne monitorowanie postępów. Efektywne zarządzanie konfliktami nie tylko minimalizuje ich negatywne skutki, ale również wspiera innowacyjność i wzmacnia współpracę w zespole.

Najbliższe szkolenia

Dane Kontaktowe

OPEN HORIZON Consulting sp. z o.o. sp.k.
NIP: 7831738456
REGON: 363868556

ul. Młyńska 5/9
61-729 Poznań

Telefon: +48 616 661 374

E-mail: biuro@openhorizon.com.pl

Social Media

Copyright © 2024 - Open Horizon Consulting - Szkolenia i Consulting dla Firm