Szkolenie Zarządzanie Procesami Biznesowymi

Zarządzanie procesami biznesowymi – wprowadzenie:

Koncepcja Zarządzania Procesami Biznesowymi pozwala wyeliminować jedną z istotnych barier ograniczających efektywność organizacji, czyli funkcjonowanie w przedsiębiorstwach tzw. silosów i silosowego myślenia. Charakteryzuje się ono brakiem szerszej perspektywy – spojrzeniem z punktu widzenia wyłącznie danej jednostki organizacyjnej i zakresu jej działania. Skutkuje to zwykle lokalnymi optymalizacjami i brakiem synchronizacji pomiędzy celami i działaniami poszczególnych jednostek współpracujących ze sobą w ramach procesu.

Zarządzanie procesami wymaga m.in. zidentyfikowania procesów w organizacji, ich udokumentowania w formie map graficznych, mierzenia oraz kontroli ich wyników końcowych oraz na poszczególnych etapach realizacji,  określenia właścicielstwa i prowadzenia działań usprawniających procesy. Konieczne jest również stworzenie ram formalnych równoważących funkcjonalną strukturę organizacyjną, a także dokonanie zmian na poziomie kultury organizacyjnej w kierunku pracy zespołowej i ciągłej optymalizacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo może obsługiwać klientów na wyższym poziomie, szybciej reagować na zmiany ich wymagań i zmiany w otoczeniu, a także świadomie podnosić jakość i efektywność prowadzonej działalności.

Cel szkolenia:

Szkolenie ma za zadanie przygotować słuchaczy do samodzielnej implementacji systemu zarządzania procesami, dlatego też oprócz wykładu teoretycznego, zawiera także część praktyczną, która pozwala na wykorzystanie zdobytej w trakcie szkolenia wiedzy. Słuchaczom szkolenia zostaną przedstawione krok po kroku etapy tworzenia systemu zarządzania procesami biznesowymi. Dowiedzą się również na czym polega mapowanie procesów, modelowanie i ich optymalizacja. Będą mogli również opracować system pomiaru efektywności procesu a także określić role i ramy formalne systemu w organizacji. W ramach szkolenia uczestnicy będą mogli również przy wsparciu trenera, zaprojektować taki system dla wybranego procesu w swojej organizacji.

Podczas niniejszego szkolenia uczestnicy nauczą się m.in.:

1. projektować system zarządzania procesami (ustalać zakres ról i odpowiedzialności),
2. określać procesy biznesowe będące przedmiotem zarządzania,
3. definiować najistotniejsze wymagania jakościowe klientów,
4. w jaki sposób projektować system pomiarowy dla procesu i zbierać dane na podstawie wymagań,
5.  w jaki sposób tworzyć mapy procesów?
6. jak powołać i gdzie szukać Właścicieli Procesów?
7. monitorować skuteczność procesu przy użyciu dashboardów,
8. w jaki sposób powinien działać system raportowania wyników procesów oraz przeglądu i ustanawianie celów?
9. rozpoznawać obszary do usprawnienia,
10. budować i koordynować pracę Zespołów Procesowych,
11. zintegrować oraz sformalizować strukturę organizacyjną wraz z zarządzaniem procesami biznesowymi,
12. inicjować projekty usprawniające na podstawie pozyskanych danych,
13. jak zorganizować i przeprowadzić wdrożenie zarządzania procesowego w organizacji,
14. systematycznie rozwijać zarządzanie procesami biznesowymi w organizacji.

Adresaci szkolenia:

Szkolenie Zarządzanie procesami biznesowymi jest przeznaczone dla:

• Managerów i Dyrektorów Działów/Departamentów Zarządzania Jakością
• Specjalistów ds. Systemu Zarządzania Jakością
• kierownictwa i pracowników jednostek zajmujących się doskonaleniem procesów
• kierownictwa i pracowników działów zarządzania procesem produkcyjnym
• kierowników i pracowników działów logistyki
• kierowników i pracowników jednostek odpowiedzialnych za jakość obsługi klienta
• kierowników projektów

Trener prowadzący szkolenie:

Ekspert procesowy z kilkunastoletnim doświadczeniem w zarządzaniu procesami oraz usprawnianiu procesów w przedsiębiorstwach z wielu branż

Czas trwania szkolenia:

3 dni – 24 godziny

Lokalizacja

Ośrodek szkoleniowy

Materiały szkoleniowe:

Materiały szkoleniowe zawierają 120 stron (po jednym segregatorze dla każdego uczestnika) i obejmują treść wykładu, definicje pojęć i ich angielskich odpowiedników, a także materiały z warsztatów – ćwiczenia wraz z rozwiązaniami.

Certyfikaty:

Wszyscy uczestnicy szkolenia otrzymają certyfikat Managera Procesu.

Program szkolenia zarządzanie procesami biznesowymi:

Dzień 1:

Identyfikacja i dokumentowanie procesów

1. Wprowadzenie do zarządzania procesami biznesowymi

• Definicja procesu biznesowego.
• Pojęcie silosów w przedsiębiorstwie i ich skutków.
• Kluczowe etapy zarządzania procesami: identyfikacja, dokumentowanie, pomiar, analiza, doskonalenie.
• Elementy systemu zarządzania procesami
• Cykl życia procesu.

2. Ramy formalne oraz rola właściciela procesu

• Kim jest właściciel procesu?
• Obowiązki i kompetencje właściciela procesu.
• Struktura organizacyjna a procesy – obszary konfliktów.
• Jak skutecznie zarządzać procesem?

3. Identyfikacja procesów

• Jak identyfikować kluczowe procesy w organizacji?
• Metody identyfikacji procesów: wywiady, warsztaty, analiza dokumentów.
• Identyfikacja strumieni wartości
• Określanie zależności pomiędzy procesami
• Ćwiczenie: Identyfikacja kluczowych procesów w wybranej organizacji.

4. Mapowanie procesów

• Dlaczego mapowanie procesów jest kluczowe?
• Metody mapowania: diagramy przepływu, SIPOC, BPMN.
• Ustalanie szczegółowości mapowania.
• Narzędzia do mapowania procesów: Aris, Adonis, Lucidcharts
• Ćwiczenie: Dokumentowanie wybranego procesu przy użyciu narzędzi mapowania (SIPOC oraz BPMN).

5. Tworzenie wielopoziomowej architektury procesów

• Definicja wielopoziomowej architektury procesów.
• Jak uporządkować procesy w hierarchię, która odpowiada potrzebom organizacji?
• Przykłady typów procesów: procesy główne, wspierające, podstawowe.
• Ćwiczenie: Opracowanie wielopoziomowej architektury procesów dla wybranej organizacji.

6. Repozytorium dokumentacji procesów i zarządzanie nim

• Rola repozytorium w organizacji.
• Jak skutecznie organizować dokumentację procesów?
• Karta procesu i jej zastsosowanie
• Przykłady narzędzi do zarządzania repozytorium procesów.
• Ćwiczenie: Koncepcja repozytorium procesów i klasyfikacja dokumentacji.

7. Zarządzanie procedurami i instrukcjami w powiązaniu z mapami procesów

• Zależność pomiędzy procedurami, instrukcjami a mapami procesów.
• Jak efektywnie zarządzać dokumentacją operacyjną w kontekście procesów?
• Ćwiczenie: Opracowanie procedury opartej na mapie procesu.

8. Podsumowanie dnia i dyskusja

• Omówienie kluczowych wniosków z dnia.
• Przygotowanie do analizy procesów w Dniu 2.

Dzień 2:

Pomiar i analiza procesów

1. Zbieranie wymagań klienta (VOC – Voice of Customer)

• Definicja i znaczenie VOC w zarządzaniu procesami.
• Techniki zbierania wymagań klienta: ankiety, wywiady, grupy fokusowe, analiza reklamacji.
• Ćwiczenie: Zidentyfikowanie i zebranie wymagań VOC dla wybranego procesu.

2. Utworzenie systemu pomiarowego

• Dlaczego system pomiarowy jest ważny w zarządzaniu procesami?
• Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i ich rola w ocenie procesów.
• Tworzenie systemu pomiarowego: wybór odpowiednich wskaźników.
• Ćwiczenie: Definiowanie KPI dla wybranego procesu.

3. Zbieranie danych pomiarowych

• Źródła danych pomiarowych: manualne i automatyczne zbieranie danych.
• Jak monitorować wydajność procesów?
• Przegląd narzędzi do zbierania danych .
• Ćwiczenie: Sporządzenie planu zbierania danych pomiarowych dla zidentyfikowanego procesu.

4. Analiza procesu

• Identyfikacja problemów
• Analiza danych pomiarowych: jak wyciągać wnioski z zebranych danych.
• Techniki analizy: analiza Pareto, diagramy Ishikawy, analiza przyczynowo-skutkowa (C&E).
• Metoda pytań zadawanych do każdej z czynności w procesie
• Identyfikacja wąskich gardeł i marnotrawstwa w procesie.
• Ćwiczenie: Analiza procesu na podstawie zebranych danych pomiarowych.

5. Identyfikacja usprawnień

• Jak rozpoznawać obszary do usprawnienia?
• Narzędzia doskonalenia procesów: Lean, Kaizen, Six Sigma.
• Ćwiczenie: Identyfikacja usprawnień w wybranym procesie.

6. Analiza efektywności procesów z wykorzystaniem KPI

Analiza wskaźników wydajności procesów. Jak KPI wpływają na ocenę stanu procesów? Ćwiczenie: Ocena wydajności procesu na podstawie KPI.

7. Monitorowanie i kontrola procesów

• Metody monitorowania procesów w czasie rzeczywistym.
• Wskaźniki kontrolne i ich znaczenie.
• Ćwiczenie: Stworzenie systemu monitorowania dla wybranego procesu.

8. Podsumowanie dnia i dyskusja

• Kluczowe wnioski z analizy procesów.
• Przygotowanie do planowania wdrożenia usprawnień w Dniu 3.

Dzień 3:

Planowanie i wdrażanie usprawnień procesów

1. Wykorzystanie technologii IT do monitorowania procesów

• Narzędzia IT do śledzenia i analizy procesów.
• Automatyzacja monitorwania procesów za pomocą technologii.
• Ćwiczenie: Implementacja narzędzi IT do monitorowania wybranego procesu.

2. Opracowanie planu usprawnień

• Jak stworzyć skuteczny plan wdrożenia usprawnień?
• Etapy planowania: priorytetyzacja działań, harmonogram, alokacja zasobów.
• Zasady opracowywania planu usprawnień.
• Ćwiczenie: Opracowanie planu usprawnień dla wybranego procesu.

3. Zarządzanie zmianą procesową

• Kluczowe aspekty zarządzania zmianą: komunikacja, zaangażowanie zespołu, monitorowanie.
• Przeciwdziałanie oporowi wobec zmian.
• Rola liderów w zarządzaniu zmianą.
• Ćwiczenie: Planowanie działań komunikacyjnych i monitorowania zmian.

4. Wdrożenie usprawnień

• Jak skutecznie wdrożyć usprawnienia?
• Monitorowanie wdrożenia i kontrola postępów.
• Wskaźniki sukcesu wdrożenia.
• Ćwiczenie: Opracowanie planu wdrożenia usprawnień na przykładzie wybranego procesu.

5. Budowa systemu raportowania do zarządzania procesami

• Jak zbudować skuteczny system raportowania procesów?
• Narzędzia do raportowania.
• Monitorowanie KPI i ocena efektywności procesów po wdrożeniu zmian.
• Ćwiczenie: Tworzenie raportu dla wybranego procesu.

6. Zarządzanie repozytorium map procesów

• Kluczowe zasady zarządzania repozytorium procesów.
• Jak utrzymać spójność i aktualność map procesów.
• Ćwiczenie: Aktualizacja i organizacja repozytorium map procesów.

7. Utrzymanie i aktualizacja procedur i instrukcji

• Jak zarządzać aktualizacjami procedur i instrukcji operacyjnych?
• Powiązania między procedurami a mapami procesów.
• Ćwiczenie: Aktualizacja instrukcji operacyjnych w powiązaniu z mapami procesów.

8. Audyt procesów i ocena efektywności

• Jak przeprowadzać regularne audyty procesów?
• Narzędzia do oceny efektywności procesów po wdrożeniu usprawnień.
• Ćwiczenie: Przygotowanie planu audytu procesu.

9. Podsumowanie szkolenia i planowanie wdrożenia usprawnień

• Kluczowe wnioski ze szkolenia.
• Q&A, zakończenie i certyfikacja.

Zobacz także ofertę pozostałych szkoleń: Lean Six Sigma, Strategiczna (Zrównoważona) Karta Wyników

Szkolenia z zarządzania procesami biznesowymi Warszawa;  szkolenia z zarządzania procesami biznesowymi Poznań;  szkolenie z zarządzania procesami biznesowymi online